Pourquoi faire une veille ?

Face à une actualité foisonnante et un environnement réglementaire de plus en plus complexe à appréhender pour un profane, comment être sûr de ne pas manquer une information importante ? Etre au courant des nouvelles obligations en préparation pour les prendre en compte dans vos futurs projets et pouvoir ainsi anticiper plutôt que subir sont des avantages dont chacun peut disposer à condition d’utiliser les bons outils. Tout comme éviter de s’exposer à d’éventuelles sanctions en cas de non-conformité avec des nouvelles obligations que vous n’avez pas pu mettre en œuvre faute d’information.

En tant que promoteur, constructeur, propriétaire, exploitant de site ou responsable des travaux, vous êtes le garant de la conformité de votre projet de construction ou de votre structure avec la réglementation en vigueur. Une veille vous permet d’être alerté et informé en temps utile pour éviter toute erreur ou oubli. Encore faut-il la réaliser correctement pour être efficace et utile.

Comment faire une veille pertinente ?

Que la veille soit générale ou très ciblée, il existe un large éventail de ressources à votre disposition pour organiser une solution de veille adéquate. Le plus difficile est de trouver l’outil le plus adapté à la fois à votre activité et à votre besoin. Dressons un panorama rapide des différents moyens qui peuvent être déployés.

L’abonnement aux newsletters gratuites

S’abonner aux diverses newsletters des sites d’actualités est une bonne source d’informations. Les sujets traités suivent l’actualité réglementaire et les pratiques du métier. Elles donnent généralement  une bonne image à l’instant T de ce qui se passe dans votre environnement immédiat. Elles peuvent être très généralistes ou au contraire plus spécialisées dans un domaine.

Les atouts d’une veille basée sur ce type de source sont principalement les suivants :

• L’accès facilité à l’information qui arrive directement dans votre boîte mail. Vous avez donc accès à l’information depuis n’importe quel support numérique où que vous soyez.
• Les newsletters donnent un aperçu succinct des dernières nouveautés et vous permettent ainsi d’être tenu au courant de ce qui se passe dans votre domaine.
• La gratuité : la plupart de ces newsletters sont accessibles gratuitement. Il vous suffit de laisser votre adresse mail pour être inscrit à la liste de diffusion.

Mais cet outil peut également présenter quelques inconvénients comme :

• Le flux d’informations à traiter : pour être sûr de ne pas passer à côté d’une information importante, vous devez multiplier les abonnements. De fait, le dépouillement de l’ensemble des envois devient fastidieux et chronophage entraînant un risque d’erreur d’interprétation ou de manquer l’information pertinente car noyée dans la masse.
• L’absence d’analyse approfondie de certains sujets qui peuvent être impactant pour vous. Une nouvelle obligation pourrait être de première importance dans votre domaine ou pour votre patrimoine mais l’information publiée dans la newsletter ne fait que survoler un texte, elle ne le traite pas en profondeur et ne distingue pas nécessairement toutes ses implications.
• L’omniprésence de publicités pour certaines newsletters gratuites qui peut être source de gêne et de parasitage de l’information.

En résumé, l’abonnement aux newsletters est un bon moyen d’être informé de manière générale mais  reste chronophage si vous souhaitez être exhaustif. Le niveau d’information reste sommaire car l’information traitée ne sera pas nécessairement décryptée.

L’abonnement à un service

Il existe de nombreux prestataires de veille sur le marché qui vous proposent une prise en charge optimale de votre fonction de veille. Recourir à ce type de solution peut se révéler particulièrement utile pour gagner du temps et de la tranquillité d’esprit. Il est cependant important de bien définir les besoins en amont pour trouver la solution la plus adaptée à votre situation. Les questions auxquelles vous devez répondre sont les suivantes :

• Quel est mon périmètre de veille ? La solution de veille que vous choisirez devra être en rapport avec vos activités mais également avec la typologie de votre bâtiment. Les deux items devront bien sûr être croisés pour permettre une veille de qualité et pertinente. Par exemple : si vous êtes constructeur de bâtiments d’habitation, il est inutile de recevoir de l’information concernant les établissements recevant du public. L’objectif poursuivi est le suivant : vous ne devez plus avoir à vous poser la question de savoir si votre bâtiment est concerné par la nouvelle réglementation. La solution de veille doit vous apporter clairement la réponse.

• Qu’est-ce que je souhaite savoir ? Vous devez déterminer avec précision quel niveau d’information vous souhaitez avoir en fonction des ressources internes que vous avez pour l’analyse et la mise en œuvre des actions à prendre. Certaines solutions vous apportent une première étude du texte afin que soyez informé du contenu des dispositions, reste à votre charge la détermination des conséquences de ces dernières. D’autres vous proposent une analyse plus détaillée, enrichie d’un réel décryptage technique et vous procurent un éclairage sur les impacts du texte. Reste à votre charge la détermination du plan d’actions à entreprendre.

• Comment j’accède à l’information ? Les modalités de diffusion et de réception de l’information pourront être des facteurs déterminants également dans votre choix. Souhaitez-vous une solution nomade qui vous suit où que vous alliez ou plutôt une solution fixe avec un portail dédié et des accès personnalisés ? La plupart des prestataires proposent une solution d’alerte couplée avec un portail sur lequel vous pourrez retrouver les informations traitées. Il vous faudra donc vous identifier pour accéder au contenu complet. D’autres vous envoient l’ensemble de la documentation et vous proposent un portail pour archiver votre information avec des fonctionnalités complémentaires comme une sélection des principaux textes entrant dans votre périmètre de veille par exemple. A vous de déterminer la solution la plus adéquate en fonction de vos habitudes de travail.

• Dans quel délai suis-je alerté ? La question du délai de la diffusion de l’information peut également être un critère important dans le choix d’une solution de veille. La réactivité est un atout dans la prise en compte de nouvelles obligations. Encore faut-il distinguer les différents stades de la diffusion de l’information :
  • Le stade de l’alerte concernant la publication d’un texte : le délai de l’alerte doit idéalement être court pour être pertinent (24 à 48 heures par exemple). Son rôle est de vous informer qu’un texte est paru. Si l’information vous parvient une à deux semaines plus tard, elle perd en crédibilité.
  • Le stade de l’analyse du contenu publié : le décryptage du texte doit vous parvenir sous un délai raisonnable pour vous permettre d’être réactif si nécessaire ou au contraire vous laisser le temps de prendre en compte et mettre en œuvre les actions requises pour être en conformité, en fonction du sujet traité et de la date d’entrée en application des dispositions. On peut estimer qu’un délai raisonnable pour ce type d’envoi, sauf exception, est de 7 à 10 jours maximum.

• Le nombre d’utilisateurs ? La question qui va nécessairement se poser est celle du nombre de licences. La quasi-totalité des prestataires de veille ont pour habitude de proposer un abonnement en fonction du nombre d’utilisateurs du service. Ce modèle économique peut être intéressant pour les structures de taille modeste mais va vite se révéler coûteux pour un groupe avec plus d’une cinquantaine d’utilisateurs par exemple. Il faudra donc être vigilant quant à cette tarification. Il est à noter que très peu de prestataires ne facturent pas au nombre d’utilisateurs, mais la perle rare existe !

En résumé, opter pour un abonnement à une solution de veille vous permet de vous décharger entièrement de cette fonction souvent fastidieuse et chronophage. C’est également et surtout l’assurance de ne pas manquer une information pertinente et nécessaire à votre activité à condition de vous poser les bonnes questions avant de vous lancer.

Une veille adaptée est synonyme de gain de temps, d’efficacité et de sérénité. Un bienfait à  consommer sans modération !